Во времена высоких технологий и искусственного интеллекта деловая переписка на английском становится всё более выполнимой задачей даже для тех, кто владеет английском на довольно скромном уровне.
Среди основных вспомогательных инструментов при составлении делового письма стоит выделить такие как:
- списки стандартных фраз
- готовые шаблоны деловых писем на английском
- online переводчики текстов
- видео-подкасты по бизнес английскому.
Нет единого простого рецепта или ответа на вопрос "Как писать деловые письма на английском?".
Такой вид курсов, как "английский для собеседования" в его профессиональном исполнении поможет Вам не только сформулировать верное описание ваших навыков и компетенций, но и освоить главные правила и принципы ведения деловой переписки на английском, составления резюме и написания сопроводительных писем. Но есть основные пункты, которые стоит помнить. Предлагаем вам 5 простых секретов, как писать официальное письмо на английском грамотно во всех смыслах этого слова.
Структура письма. Тема, как тэг для поиска.
Письмо на английском мало чем по логике отличается от качественно написанного письма на русском. Но, как показывает практика, даже на русском далеко не все понимают важность соблюдения структуры.
Прежде всего, если Вы не отвечаете на письмо (что, в свою очередь, требует нажатия на кнопку "ответить всем"), а пишете новое письмо, потратьте несколько минут на составление грамотной темы письма. Именно по ней, возможно, через год ваш коллега или Вы попробуете найти это письмо в почте, чтобы освежить в голове какие-то данные. Предположим, Вы запрашиваете индивидуальное КП на поставку светового оборудования в конференц-зал вашего офиса ФЛАКОН у некой немецкой компании LUMINY.
Пример плохого заголовка:
REQUEST. PRICES. LUMINY
В заголовке вы позаботились о своей возможной потребности восстановить письмо из архивов. И то не факт, что Вы вспомните конкретное название компании.
Пример хорошего заголовка:
PRICE REQUEST. LIGHT EQUIPMENT. LUMINY-FLACON. GERMANY RUSSIA.
Безусловно, это один из вариантов, возможно, Вы могли бы сократить количество ассоциаций с инфо-поводом письма, но при таком заголовке вероятность попадания в нужные слова при поиске письма в дальнейшем сильно возрастают.
Вывод: По теме письма автор и получатель должны быть способны найти это письмо в куче деловой переписки ночью и в любом состоянии сознания.
Обращение. Вежливости никогда не бывает много
Как начать письмо на английском - вопрос, ответ на который мы получаем еще в школе. К сожалению, школьные навыки неприменимы к деловому стилю. Нельзя начать деловой письмо со слов "Hi, Clare! Hope, you are fine!" Так Вы можете обратиться к девушке, с которой случайно познакомились на отдыхе в прошлом году с Италии.
Обращение в деловом письме может быть либо "Dear Mr./Ms.James" либо "Dear Clare,", в зависимости от уровня формальности вашего общения. Разъяснение уровней формальности Вы можете найти далее, либо записаться на курсы английского по деловому общению. Там безусловно Вам более подробно и комплексно расскажут об уместности употребления или иных конструкций и выражений в международной деловой среде.
С чего начать, чтобы дочитали до конца
Как начать деловое письмо на английском языке, чтобы как можно быстрее добраться до сути вопроса, но не оказаться слишком прямолинейным и грубым? Прежде всего стоит поблагодарить за предыдущее письмо, если Вы пишите ответ. Не стоит думать, что это излишний реверанс, даже если контекст переписки негативный. Это простая формальность. Полезными здесь будут фразы:
"Thank you for your reply.", "Thank you for your letter as of April 14th.", "Thank you for your request."
Также стоит упомянуть, о чем идет речь в этой ветке переписки, чтобы адресат смог быстро сориентироваться и включиться в тему.
"I am writing you concerning the price list for the light equipment to be delivered to Moscow in September."
Далее Вы можете смело писать "тело письма", а точнее, что именно необходимо сообщить либо спросить.
Заключение. Читайте между строк
Завершить письмо всегда уместно такими фразами как "Best regards" или "Kind regards".
Но мало кто знает, что есть правила, скрытый код передачи эмоционального фона или подтекста. Он содержится именно в заключительной части письма. К примеру, фраза "Thank you in advance!" говорит о том, что автор письма расположен к адресату довольно положительно, что просьба в письме действительно важна, и автор практически рассчитывает на ее выполнения. Однако фраза "Looking forward to your prompt reply." могла бы звучать не так резко, не будь там слова prompt, означающего "незамедлительно". В этом случае автор письма тонко намекает, что ответ нужно прислать сейчас. Или вчера. И также сообщает между строк, что он несколько недоволен отсутствием ответа, информации или в целом сложившейся ситуацией. Таких фраз существует определенное количество, и лучше ознакомиться с их "коннотацией" или смысловым оттенком, чтобы верно оценивать качество вашего взаимодействия деловым партнером, которого вы не видите в силу расстояния.
Перечитайте перед отправкой. Одна ошибка может стоить Вам не только денег, но и репутации
Не поленитесь перечитать ваше письмо вслух. Именно читаю вслух написанный Вами текст Вы сможете понять, как это письмо будет выглядеть для адресата. Надеемся, данная статья была для Вас полезной.
